Ricopiare a mano i dati di fatture, DDT, ordini e preventivi in un foglio Excel è una delle attività più noiose e soggette a errori in ufficio. Con l’intelligenza artificiale si può automatizzare l’estrazione dei dati dai PDF: dalla soluzione “manuale” con un assistente fino al flusso completamente automatico.
Nota sulle fatture elettroniche: in Italia le fatture B2B arrivano come file XML tramite SDI, già strutturati. L’AI è utile soprattutto per i PDF: fatture estere, DDT, ordini dei clienti, preventivi dei fornitori, scontrini e note spese.
Livello 1: con un assistente AI, senza configurare nulla
- Apri Claude, ChatGPT o Gemini e carica uno o più PDF.
- Chiedi di estrarre i dati in una tabella con colonne precise.
- Chiedi di scaricare il risultato in Excel o CSV, oppure copia la tabella nel foglio.
Estrai da questi documenti una tabella con le colonne: Fornitore, Partita IVA, Numero documento, Data (gg/mm/aaaa), Imponibile, IVA, Totale, Scadenza. Usa la virgola per i decimali. Se un dato manca scrivi "MANCANTE". Alla fine elenca i documenti in cui hai dubbi.
È il modo più rapido per gestire qualche decina di documenti al mese. Controlla sempre a campione importi e date.
Livello 2: progetto con istruzioni fisse
Se lo fai spesso, crea un progetto (o un GPT personalizzato) con le istruzioni del prompt e un esempio della tabella finale. Ogni volta basterà caricare i nuovi PDF. Puoi aggiungere regole aziendali, ad esempio la codifica dei fornitori o i centri di costo. Vedi la guida su come impostare Claude in azienda.
Livello 3: flusso automatico con n8n o Make
Per volumi alti si costruisce un flusso che lavora da solo:
- Arrivo: il flusso si attiva quando arriva un’email con un PDF allegato in una casella dedicata (es. fornitori@) o quando un file viene caricato in una cartella di Drive.
- Estrazione: il PDF viene inviato a un modello AI con istruzioni precise e uno schema dei campi da restituire.
- Controlli: il flusso verifica che il totale corrisponda a imponibile più IVA e che la partita IVA abbia il formato corretto.
- Registrazione: i dati vengono aggiunti a Google Sheets, Excel online o al gestionale tramite API.
- Eccezioni: i documenti con controlli falliti finiscono in una lista “da verificare” e arriva una notifica a una persona.
Trovi le basi nella nostra guida a n8n.
Quanto si risparmia
Indicativamente, inserire a mano un documento richiede 2‑4 minuti tra lettura, digitazione e controllo. Con 300 documenti al mese sono 10‑20 ore. Un flusso automatico riduce il lavoro umano al controllo delle eccezioni.
Attenzione a
- Scansioni di bassa qualità: aumentano gli errori. Meglio PDF nativi o scansioni a 300 dpi.
- Dati personali: note spese e documenti dei dipendenti richiedono strumenti e fornitori conformi al GDPR.
- Controllo umano: almeno per i primi mesi, verifica un campione di documenti ogni settimana.
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